Un ITIN —Número de Identificación Personal del Contribuyente— es un número de nueve dígitos que el IRS emite a personas que deben presentar una declaración de impuestos en Estados Unidos pero no califican para un número de Seguro Social. Siempre empieza con 9, y existe para un solo propósito: permitirle cumplir con una obligación fiscal federal.
Ese propósito tan limitado es justo lo que más se malentiende. Un ITIN no es un permiso de trabajo. No otorga estatus migratorio y no da derecho a beneficios del Seguro Social. Es un número para declarar impuestos, nada más. Pero para cientos de miles de familias es la única forma de presentar una declaración, reclamar los créditos que les corresponden y construir el historial fiscal documentado que después piden abogados de inmigración y prestamistas.
Preparamos solicitudes de ITIN en nuestra oficina de Providence durante todo el año, y casi todos los rechazos que vemos se deben al mismo puñado de problemas. Esto es lo que realmente importa.
Lo esencial
- Necesita un ITIN si tiene obligación de declarar en EE. UU. pero no puede obtener un número de Seguro Social.
- Se solicita con el Formulario W-7, y normalmente se envía junto con una declaración de impuestos, no por separado.
- El IRS exige documentos originales o copias certificadas por la agencia que los emitió. Las fotocopias comunes se rechazan.
- Un Agente Tramitador Certificador puede verificar su pasaporte para que usted no tenga que enviarlo por correo.
- Los ITIN vencen. Si no aparece en una declaración durante tres años seguidos, queda inactivo.
Quién lo necesita realmente
La prueba no es el estatus migratorio, sino si usted tiene obligación de declarar impuestos en EE. UU. y no califica para un SSN. En la práctica, eso suele significar una de estas situaciones:
- Usted genera ingresos en Estados Unidos y debe declarar, pero no está autorizado para recibir un SSN.
- Es cónyuge de un ciudadano o residente de EE. UU. y presentan una declaración conjunta.
- Es un dependiente reclamado en la declaración de otra persona y no califica para un SSN.
- Es no residente y debe declarar por ingresos de inversión, alquiler o negocio en EE. UU.
- Es no residente y reclama una tasa reducida de retención bajo un tratado tributario.
Si usted califica para un número de Seguro Social, no puede obtener un ITIN, y no debe intentarlo. Solicite el SSN. Si ya tiene una solicitud pendiente ante la Administración del Seguro Social, espere a que se resuelva antes de presentar el Formulario W-7.
Tener un ITIN no cambia lo que su empleador debe hacer, y no autoriza a trabajar. Es estrictamente un número para declarar y pagar impuestos.
El Formulario W-7 y el error que casi todos cometen
La solicitud es el Formulario W-7. Pide su nombre, su dirección en el extranjero, sus datos de nacimiento y —lo más importante— la razón por la que solicita, que se indica marcando una de las casillas con letra en la parte superior.
El error que vemos constantemente: la gente envía el W-7 solo. En la mayoría de los casos el IRS no lo procesará así. El W-7 debe viajar junto con la declaración que hace posible. Usted arma la declaración, deja en blanco el campo del SSN de esa persona, adjunta el W-7 y los documentos de identidad encima, y envía todo el paquete a la operación de ITIN del IRS en Austin, Texas —no a la dirección impresa en las instrucciones normales de la declaración.
Existen excepciones en las que el W-7 sí puede enviarse solo, casi siempre relacionadas con beneficios de tratados tributarios, retenciones de terceros sobre ingresos pasivos y reportes de intereses hipotecarios. Cada excepción tiene su propio requisito de documentación. Si cree que alguna aplica a su caso, confírmelo antes de enviar nada: un W-7 enviado solo por error regresa rechazado meses después.
Los documentos que el IRS acepta
Aquí es donde mueren la mayoría de las solicitudes. El IRS exige documentos originales o copias certificadas por la agencia que los emitió. Una fotocopia que usted hizo —e incluso una copia notariada por un notario público— será rechazada.
| Documento | Prueba identidad | Prueba estatus extranjero |
|---|---|---|
| Pasaporte vigente | Sí | Sí — el único documento por sí solo |
| Cédula o tarjeta de identidad nacional | Sí | Sí |
| Acta de nacimiento extranjera | Sí | Sí, si la emitió un país extranjero |
| Licencia de conducir extranjera | Sí | No |
| Licencia de conducir de EE. UU. | Sí | No |
| Tarjeta de registro electoral extranjera | Sí | Sí |
| Visa emitida por el Depto. de Estado de EE. UU. | Sí | No |
El pasaporte vigente es el único documento que cumple ambos requisitos por sí solo. Sin él, necesita dos documentos de la lista: uno que establezca identidad y otro que establezca estatus extranjero. Los dependientes tienen requisitos adicionales, y para los hijos dependientes el acta de nacimiento extranjera suele formar parte del paquete.
Cómo evitar enviar su pasaporte por correo
Es comprensible que casi nadie quiera poner su pasaporte original en el correo y esperar meses para recuperarlo. Hay dos maneras de evitarlo.
La primera es un Agente Tramitador Certificador (CAA): una persona o firma autorizada por el IRS para examinar sus documentos originales, verificarlos y presentar un certificado de exactitud en lugar de los originales. Usted conserva su pasaporte. Esta es la ruta que toman la mayoría de nuestros clientes, y es la razón principal por la que sus solicitudes salen sin contratiempos.
La segunda es una cita en un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS que ofrezca autenticación de documentos. Se requiere cita, y la disponibilidad varía bastante.
La tercera opción —enviar los originales a Austin— funciona, pero cuente con estar sin esos documentos por un buen tiempo, y nunca lo haga si tiene viajes próximos.
Vencimiento y renovación
Los ITIN no duran para siempre. Si un ITIN no se ha incluido en una declaración federal durante tres años fiscales consecutivos, queda inactivo al final del tercer año. Ciertos ITIN más antiguos, agrupados por sus dígitos centrales, también fueron retirados en años pasados de forma escalonada.
Un ITIN vencido no le impide declarar, pero la declaración se procesa sin los créditos ni exenciones que dependen de ese número, y el reembolso queda retenido hasta que el ITIN se renueve. Para una familia que reclama créditos por hijos, eso puede significar miles de dólares congelados durante meses.
La renovación usa el mismo Formulario W-7, marcando la casilla de renovación, y los mismos requisitos de documentos. Puede renovar antes de que empiece la temporada de impuestos, que es el momento sensato para hacerlo: el IRS procesa las renovaciones mucho más rápido en el otoño que en plena temporada.
Si alguien en su declaración —usted, su cónyuge o un dependiente— tiene un ITIN inactivo, renuévelo antes de declarar. Declarar primero y renovar después es lo que convierte un reembolso de tres semanas en una espera de seis meses.
Cuánto tiempo toma
Fuera de la temporada de impuestos, las solicitudes suelen avanzar en cuestión de semanas. Durante la temporada, de finales de enero a abril, el procesamiento se vuelve mucho más lento por el volumen. Solicitar en otoño, cuando se tiene la opción, es notablemente más rápido.
Cuando se emite el ITIN, el IRS envía por correo un aviso con el número. Guarde ese aviso. Se lo pedirán más veces de las que imagina: empleadores que manejan reportes fiscales, bancos, y cualquier persona que prepare su declaración en años futuros.
Dónde conseguir ayuda
Las solicitudes de ITIN son implacables de una manera particular: los rechazos son lentos. Usted no se entera de que algo estuvo mal hasta semanas o meses después, y para entonces la fecha límite quizá ya pasó. Hacer la documentación bien desde la primera vez vale mucho más que el tiempo que parece ahorrarse haciéndolo solo.
Manejamos solicitudes y renovaciones de W-7 junto con las declaraciones a las que se adjuntan, en español e inglés, en nuestra oficina de Broad Street en Providence. Si no está seguro de si necesita un ITIN, esa conversación toma unos diez minutos y no cuesta nada.
Para las instrucciones oficiales del IRS, consulte la página de ITIN del IRS y las instrucciones del Formulario W-7.