Un EIN —Número de Identificación del Empleador— es un número de nueve dígitos que el IRS asigna a un negocio. Funciona igual que un número de Seguro Social para una persona: identifica a la entidad en declaraciones de impuestos, papeleo bancario y formularios del gobierno.
Obtenerlo es gratis, toma unos quince minutos, y el número se emite al instante. Lo cual hace genuinamente frustrante ver cuánta gente le paga cien dólares o más a un sitio web para llenar un formulario que pudo haber completado ella misma antes de que se le enfriara el café.
Lo esencial
- El EIN es gratis, directamente con el IRS. Cualquier sitio que cobre está revendiendo un servicio gratuito.
- Si solicita en línea, recibe el número de inmediato.
- Lo necesita para contratar empleados, abrir la mayoría de las cuentas comerciales, o presentar una declaración de sociedad o corporación.
- Una LLC de un solo miembro sin empleados a veces puede usar el SSN del dueño, pero normalmente no debería.
- Necesita un SSN o ITIN válido para solicitar en línea. Sin uno, solicite por fax o correo.
Quién lo necesita
Usted está obligado a tener un EIN si se cumple cualquiera de estas condiciones:
- Tiene empleados.
- Su negocio es una sociedad (partnership) o una corporación.
- Presenta declaraciones de empleo, impuestos especiales u otras declaraciones federales.
- Retiene impuestos sobre ingresos pagados a un extranjero no residente.
- Tiene un plan Keogh o ciertos planes de jubilación.
- Está involucrado con ciertos fideicomisos, sucesiones u organizaciones sin fines de lucro.
Más allá de los requisitos, hay razones prácticas fuertes para obtenerlo aunque no esté obligado. La mayoría de los bancos piden un EIN para abrir una cuenta comercial. Los clientes que le emitan un 1099 le pedirán una identificación fiscal, y darles un EIN en lugar de su número de Seguro Social mantiene su SSN fuera del papeleo ajeno, lo cual reduce de forma significativa su exposición al robo de identidad.
Si usted es trabajador independiente y reparte su número de Seguro Social en formularios W-9, obtenga un EIN. No cuesta nada y evita que su SSN circule por los archivos de cada cliente con el que trabaja.
Cómo solicitarlo
En línea — la ruta más rápida
La solicitud de EIN en línea del IRS está disponible en horarios publicados, y el número se emite al final de la sesión. Algunas cosas que conviene saber antes de empezar:
- La sesión se cierra tras un período de inactividad y no se puede guardar. Tenga su información lista y complétela de una sola vez.
- La parte responsable debe tener un SSN o ITIN válido.
- El IRS limita las solicitudes a un EIN por parte responsable por día.
- Descargue y guarde la carta de confirmación (CP 575) al final. Volver a pedirla después es una molestia.
Por fax o correo
Si la parte responsable no tiene SSN ni ITIN, la solicitud en línea no funcionará. Presente el Formulario SS-4 por fax o correo. El fax es bastante más rápido que el correo: normalmente unos días hábiles frente a varias semanas.
Por teléfono
Los solicitantes internacionales sin presencia en EE. UU. pueden solicitar por teléfono a través de la línea internacional del IRS.
Qué pide la solicitud
Tenga esto listo antes de empezar:
| Dato | Notas |
|---|---|
| Nombre legal de la entidad | Debe coincidir exactamente con sus documentos de formación |
| Nombre comercial / DBA | Solo si es distinto del nombre legal |
| Dirección postal | A dónde debe llegar la correspondencia del IRS |
| Parte responsable | Nombre y SSN o ITIN de quien controla la entidad |
| Tipo de entidad | Propietario único, sociedad, corporación, LLC, sucesión, fideicomiso |
| Razón de la solicitud | Nuevo negocio, contratación de empleados, fines bancarios, etc. |
| Fecha de inicio | Cuándo empezó o empezará el negocio |
| Empleados esperados | Mejor estimado para los próximos 12 meses; cero es una respuesta válida |
| Actividad principal | Lo que realmente hace el negocio |
La "parte responsable" es la persona que realmente controla o dirige la entidad: no un testaferro, no su abogado, no un servicio de agente registrado. El IRS ha sido explícito en esto. Si la parte responsable cambia, se espera que usted lo actualice con el Formulario 8822-B.
El orden sí importa
Si va a formar una LLC o corporación, forme la entidad primero y obtenga el EIN después. La solicitud de EIN pide el nombre legal de la entidad, y si el estado rechaza el nombre que eligió después de que usted ya sacó un EIN con ese nombre, termina con un desajuste tedioso de desenredar.
Problemas comunes
"Ya tengo uno y lo perdí"
Revise una declaración de negocio presentada anteriormente, una solicitud bancaria vieja o una presentación de nómina de un año anterior. Si nada de eso lo revela, la Línea de Impuestos para Negocios y Especialidades del IRS puede recuperarlo para una persona autorizada tras verificar su identidad. No necesita un EIN nuevo.
"¿Necesito un EIN nuevo?"
Normalmente un cambio de nombre o dirección no requiere uno nuevo: se actualiza el registro existente. Pero los cambios de estructura de entidad sí suelen requerirlo. Convertir un negocio de propietario único en corporación, o una LLC de un miembro en sociedad, generalmente requiere un EIN nuevo. Simplemente elegir el estatus de corporación S para una entidad existente, no.
"El nombre de mi EIN no coincide con mi registro bancario"
Esto es común y causa fricción real, sobre todo con presentaciones de nómina y el cotejo de 1099. El nombre registrado ante el IRS debe coincidir con el que usa en sus declaraciones. Si hay un desajuste, corríjalo con el IRS en lugar de trabajar alrededor del problema.
Los resultados de búsqueda de "solicitar EIN" están llenos de intermediarios de paga con nombres que parecen oficiales. La única solicitud oficial está en irs.gov. Si un sitio le pide tarjeta de crédito, está en el lugar equivocado.
Después de tenerlo
Guarde la carta de confirmación en un lugar donde la encuentre dentro de tres años. Necesitará el EIN para su cuenta bancaria comercial, la configuración de nómina, el registro de impuestos estatales, las licencias de negocio, los formularios de proveedores y cada declaración que presente.
Si prefiere no lidiar con nada de esto, nosotros tramitamos solicitudes de EIN como parte de la apertura de un negocio nuevo —normalmente en la misma cita que la formación de la entidad, para que todo quede hecho de una vez y los nombres realmente coincidan.