La mayoría de los dueños de pequeños negocios piensan en la contabilidad como algo que hacen para el gobierno. Es la tarea que produce la declaración de impuestos, y se hace a las carreras en marzo.
Ese enfoque es la razón por la que tantos negocios tienen libros malos y toman malas decisiones. El verdadero trabajo de la contabilidad es decirle si está ganando dinero, qué trabajos vale la pena tomar, y si puede permitirse contratar. La declaración de impuestos es un subproducto.
Este es un sistema que produce ambas cosas en menos de una hora al mes.
Lo esencial
- Cuentas separadas para el dinero del negocio y el personal. Es la base; nada más funciona sin eso.
- Clasifique las transacciones de forma consistente, usando las categorías que su declaración realmente pide.
- Concilie cada mes. Es el paso que detecta errores mientras aún son pequeños.
- La base de efectivo es más simple y sirve para la mayoría de los negocios de servicios; la base devengada da un panorama más fiel al crecer.
- Lleve control de lo que le deben y de lo que debe: la ganancia en papel no paga las cuentas.
Paso 1: Separe el dinero
Abra una cuenta de cheques comercial y, de ser posible, una tarjeta de crédito o débito del negocio. Cada dólar que gana el negocio entra ahí; cada gasto del negocio sale de ahí.
Este solo hábito hace más trabajo que cualquier software:
- Su estado de cuenta se convierte en un registro casi completo del negocio.
- Las deducciones dejan de perderse entre los gastos personales.
- Una auditoría se vuelve una conversación manejable en lugar de un proyecto de arqueología.
- Para una LLC o corporación, preserva la protección de responsabilidad por la que formó la entidad.
Cuando necesite sacar dinero para usted, transfiéralo como retiro del dueño en vez de pagar cuentas personales desde la cuenta del negocio. Toma los mismos diez segundos y mantiene el registro limpio.
Pasar el dinero de una LLC por una cuenta personal es uno de los argumentos más claros que un demandante puede usar para sostener que la entidad no está realmente separada de usted. Ese argumento, si prospera, pone sus bienes personales al alcance.
Paso 2: ¿Base de efectivo o devengada?
| Base de efectivo | Base devengada | |
|---|---|---|
| Ingreso registrado | Cuando recibe el dinero | Cuando lo gana — al facturar |
| Gastos registrados | Cuando paga | Cuando se incurren |
| Complejidad | Baja | Mayor |
| Muestra la rentabilidad real | Aproximadamente | Sí |
| Mejor para | La mayoría de negocios pequeños de servicios | Inventario, operaciones grandes, negocios con ciclos de cobro largos |
La mayoría de los negocios pequeños de servicios usan base de efectivo, y es un punto de partida razonable. Pero conozca su punto ciego: un mes en que facturó $30,000 y cobró $4,000 se ve pésimo en un reporte de efectivo y excelente en uno devengado. Si sus clientes pagan lento, los reportes de efectivo lo engañarán sobre cómo va realmente el negocio.
Los negocios que manejan inventario, o que superan ciertos umbrales de ingresos, pueden estar obligados a usar base devengada. Eso conviene confirmarlo, no suponerlo.
Paso 3: Categorías que coincidan con su declaración
No invente su propio catálogo de cuentas. Use las categorías que aparecen en la declaración que realmente presentará: el Anexo C para un propietario único, o las líneas correspondientes de una declaración de sociedad o corporación. Hacerlo así convierte el trabajo de fin de año en un resumen en lugar de una traducción.
Las categorías estándar:
- Publicidad
- Gastos de auto y camioneta
- Trabajo por contrato
- Seguros
- Intereses
- Servicios legales y profesionales
- Gastos de oficina
- Renta o arrendamiento
- Reparaciones y mantenimiento
- Suministros
- Impuestos y licencias
- Viajes y comidas
- Servicios públicos
- Salarios
Tres cosas que no son gastos ordinarios y deben rastrearse aparte: los retiros del dueño (no son deducción), las compras de equipo (se deprecian o se deducen bajo reglas específicas), y los pagos de capital de préstamos (solo la porción de intereses es deducible).
Paso 4: La rutina mensual
Aparte una hora, el mismo día cada mes.
- Importe o registre las transacciones del mes.
- Clasifique todo. Lo que no pueda identificar, pregúntelo ahora, no en abril.
- Concilie contra el estado de cuenta bancario. El saldo final en sus libros debe coincidir exactamente con el banco. Este es el paso que la gente omite, y es el que detecta duplicados, transacciones faltantes y cargos no autorizados.
- Revise dos reportes. El estado de resultados le dice si ganó dinero. El balance general le dice qué tiene y qué debe.
- Archive los recibos en la carpeta de ese mes.
El paso de conciliación es el que más importa. Unos libros que nunca se concilian no son registros: son un conjunto de suposiciones que casualmente están escritas.
Paso 5: Controle cuentas por cobrar y por pagar
Dos listas que el saldo bancario no le dará:
- Cuentas por cobrar — quién le debe, cuánto, y desde hace cuánto.
- Cuentas por pagar — qué debe y cuándo vence.
Hay negocios que quiebran siendo rentables, y así es como pasa. La ganancia es un resultado contable; el efectivo es lo que paga la renta. Una lista de cuentas por cobrar ordenada por antigüedad le dice a quién llamar esta semana, y esa llamada suele ser la hora de mayor rendimiento del mes.
Facture el día que termina el trabajo, no a fin de mes. La forma más efectiva de cobrar más rápido no cuesta nada y toma dos minutos.
Los errores que más cuestan
Mezclar dinero personal y del negocio
Ya lo cubrimos, pero es la causa raíz de la mayoría de los demás.
Tratar el equipo como gasto corriente
Una máquina de $6,000 no es lo mismo que $6,000 de suministros. El equipo es un activo de capital con reglas específicas sobre cómo y cuándo se deduce el costo. Clasificarlo mal distorsiona su ganancia y su declaración.
Registrar un préstamo como ingreso
El dinero de un préstamo no es ingreso. Registrarlo como tal infla la ganancia y su impuesto. Los pagos también se manejan de forma específica: los intereses son deducibles, el capital no.
Ignorar el impuesto sobre ventas y las retenciones de nómina
El dinero que cobra para el estado no es ingreso. Dejarlo en el efectivo operativo hace que se gaste, y el faltante aparece en una fecha de vencimiento.
Mirar los libros solo en marzo
Unos libros que revisa una vez al año son una tarea fiscal. Unos libros que revisa cada mes son una herramienta de gestión que le dice qué trabajos son realmente rentables, información sobre la que solo puede actuar si la recibe a tiempo.
¿Hacerlo usted o contratarlo?
Una regla razonable: hágalo usted mientras le tome una hora al mes y entienda lo que está viendo. Contrátelo cuando crezca el volumen, cuando incorpore empleados o inventario, o cuando note que lo está evitando, porque la contabilidad postergada se acumula, y un año de registros sin ordenar cuesta mucho más limpiarlo de lo que habría costado mantenerlo.
En qué le ayudamos
Llevamos la contabilidad de pequeños negocios en todo Rhode Island: conciliación mensual, estados financieros, nómina y la declaración de impuestos que sale de ahí, en español e inglés. También podemos montar un sistema y enseñarle a manejarlo usted mismo, que para muchos negocios nuevos es la respuesta correcta.
Si está atrasado, esa es una situación ordinaria y con arreglo. Es genuinamente una forma normal de que un negocio llegue hasta aquí.